VOR BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER

Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?

Specialised Hotelrengøring er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig:

Specialised ApS
Industriholmen 82, 1.
2650 Hvidovre
CVR-nr.: 32833721
Telefon: 48 14 44 38
E-mailadresse: info@specialised.dk

RETSGRUNDLAG OG FORMÅL MED BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER

Indsamling af persondata fra hjemmeside

Når du benytter vor hjemmeside, indsamler og behandler vi typisk følgende typer af oplysninger:

IP-adresse, demografiske og geografiske data samt tekniske oplysninger om din computer, tablet eller mobiltelefon og oplysninger om, hvilke sider du klikker på (interesser). Din IP-adresse anonymiseres hvilket gør det umuligt at henføre IP-adressen til dig.

I det omfang du selv giver eksplicit samtykke hertil, og selv indtaster informationerne i forbindelse med udfyldelse af vore kontaktformularer, behandles endvidere:

Kontaktformular til anmodning om tilbud/generel kontakt på forsiden og ”KONTAKT OS”-siden

• Firmanavn
• Kontaktperson
• Telefonnummer
• E-mail
• Din individuelle tekstbesked til os

Ovenstående oplysninger opbevares indtil du tilbagetrækker dit samtykke. Samtykket kan til enhver tid trækkes tilbage.

Oplysningerne bruges til statistiske analyseformål og til at optimere vore services og indhold; herunder analyse af generel brugeradfærd. Desuden bruges oplysningerne til at kunne levere de services, du har efterspurgt, eksempelvis at blive kontaktet omkring salgstilbud.

Oplysningerne stammer fra data indsamlet ved brug af browser cookies. Du kan læse mere om brugen af cookies i vor cookiepolitik.

Vi har truffet tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.

Oplysningerne slettes når du tilbagetrækker dit samtykke eller der ikke længere er et legitimt formål med behandlingen.

Kontaktformular til jobsøgning under INFO/JOB

• Navn
• Nationalitet
• E-mail
• Telefonnummer
• Adresse
• Din individuelle tekstbesked til os samt vedhæftede dokumenter

For at behandle jobansøgninger gemmer vi de fremsendte beskeder eller e-mails fra kandidater inklusive dokumenter som ansøgning, CV, udtalelser, beviser mv. Vi gemmer kun oplysninger, som er fremsendt af kandidaten selv. Ved at du fremsender din ansøgning, giver du samtidigt samtykke til, at Specialised Hotelrengøring må opbevare din ansøgning i 6 måneder.

Når vi udarbejder et tilbud til dig, behandles følgende personoplysninger

For at kunne udarbejde et tilbud til dig, behandler vi følgende oplysninger:

• Firmanavn
• Adresse
• Kontaktperson
• CVR nr.
• Telefonnummer
• E-mail

Vi opbevarer udstedte tilbud i 6 måneder, hvorefter de slettes, såfremt de ikke er accepteret og der således er opstået et kundeforhold.

Når du indgår samarbejdsaftaler med os, behandles følgende personoplysninger

For at kunne betjene dig som kunde, behandler vi følgende oplysninger om dig:

• Firmanavn
• Adresse
• Kontaktperson
• CVR nr.
• Telefonnummer
• E-mail

Retsgrundlag for behandling af personoplysninger

Det retslige grundlag for at opbevare ovenstående data sker med henblik på at indgå eller opretholde en kontrakt.

Vor behandling af dine personoplysninger sker på baggrund af indgået kontrakt og interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Vi gemmer dine personoplysninger af følgende årsager:

• For at kunne kontakte dig
• For at kunne levere vore ydelser til dig
• For at kunne udvikle vore ydelser
• For at kunne lave statistiske beregninger

Oplysningerne gemmes internt eller hos ekstern databehandler til der ikke længere er et legitimt formål med behandlingen.

UNDTAGELSER I FRISTER FOR SLETNING AF PERSONDATA

I tilfælde, hvor det lovgivningsmæssigt er bestemt, at vi skal opbevare specifikke dokumenter i en længere periode end vor politik foreskriver, er det lovgivningens frister der er gældende.

Konkret vil det i al væsentlighed være regnskabsmateriale, herunder for eksempel, men ikke begrænset til fakturaer med oplysning om firmanavn, kontaktperson m.v., som efter bogføringslovens bestemmelser skal opbevares i 5 år efter regnskabsårets afslutning.

Ansættelseskontrakter med persondata opbevares tillige i op til 5 år efter, at ansættelsesforholdet er ophørt, svarende til retslige forældelsesfrister med henblik på imødegåelse af eventuelle retskrav.

Kundekontrakter/samarbejdsaftaler opbevares tilsvarende i op til 5 år efter, at samarbejdet er ophørt, svarende til de retslige forældelsesfrister med henblik på imødegåelse af eventuelle retskrav.

MODTAGERE ELLER KATEGORIER AF MODTAGERE

Vi videregiver eller overlader dine personoplysninger til relevante databehandlere, som for eksempel udbyderen af vort online bogføringssystem, CRM-system samt udbyderen af vore hostede elektroniske datalager. Dette gøres med henblik på at yde den bedste service over for dig og for at vi kan leve op til de forpligtelser vi har overfor dig i henhold til indgået kontrakt.

HVOR STAMMER DINE PERSONOPLYSNINGER FRA?

De personoplysninger, som vi behandler, stammer fra dig eller anden medarbejder i den virksomhed, som du repræsenterer og som ønsker at benytte vore ydelser.

RETTEN TIL AT TRÆKKE SAMTYKKE TILBAGE

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os. Se kontaktoplysninger under punkt 1.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vor behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det således først virkning fra tidspunktet for tilbagetrækningen.

DINE RETTIGHEDER

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vor behandling af dine oplysninger. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Du har ret til indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig samt en række andre oplysninger.

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vor almindelige generelle sletning indtræffer.

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset; ved brug af denne ret må vi fremover kun behandle oplysningerne (bortset fra opbevaring) med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vor ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt ret til at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder på www.datatilsynet.dk

KLAGE TIL DATATILSYNET

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, hvorpå vi behandler dine personoplysninger. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

VED BRUD PÅ DATASIKKERHED

I tilfælde af sikkerhedsbrud med risiko for kompromittering af persondata vil Specialised Hotelrengøring underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

VERSION AF PERSONDATAPOLITIK

Dette er 2. version af Specialised Hotelrengørings persondatapolitik fra den 15. november 2020.